Audyt Środowiska Druku
Projektuj środowisko druku zgodnie z zasadami Managed Print Services
Koszty związane z środowiskiem wydruków w firmie to ok 3% przychodów rocznie. Większość prognoz związanych z tą dziedziną, wskazuje na to, że koszty wydruku będą stale rosły, co powinno być sygnałem do podjęcia działań w celu przeprowadzenia niezbędnych optymalizacji.
Wielu naszych klientów, zauważa, że zaopatrywanie biur w najtańsze na rynku drukarki, to najważniejszy aspekt dla generowania oszczędności w sferze wydruków. Jednak, dobre humory związane z niskim kosztem zakupu mijają w momencie konieczności nabywania kolejnych materiałów eksploatacyjnych. Dlaczego? Zapraszamy do zapoznania się z zasadami i efektami usługi Audytu Środowiska Druku.
Co warto wiedzieć?
Zanim podejmiemy decyzję o rozpoczęciu wykonania analizy drukarek w firmie warto jest odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Jaka ilość urządzeń w Twoim biurze jest podłączona do sieci, a jaka nie jest?
- Jaka ilość dokumentów jest produkowana i które urządzenia są najbardziej obciążone?
- Jaki jest koszt wydrukowania strony czarno-białej i kolorowej na Twoich urządzeniach?
- Kiedy występuje maksymalne spiętrzenie prac?
- Jakie są koszty obsługi serwisowej urządzeń w biurze Twojej firmy?
- Jakie są koszty produkcji i obiegu innych dokumentów, od momentu ich powstania, aż do archiwizacji?
- W jaki sposób można zredukować część kosztów?
- Jak dużo pieniędzy Twoja firma traci w wyniku źle zorganizowanego systemu produkcji i obiegu dokumentów?
Etapy Audytu Środowiska Druku
Rozpoznanie, czyli pierwszy kontakt z klientem.
Określenie potrzeb klienta, jest elementem kluczowym w procesie przeprowadzania Audytu Środowiska Wydruków. Audyt pomaga określić czego tak naprawdę potrzebuje firma: jakiego rodzaju urządzeń, jakich rozwiązań, jakich zmian.
Polega on na monitorowaniu przez określony czas procesu drukowania w Twoje firmie:
- określenie użytkowników,
- ilość drukowanych dokumentów,
- rodzaj dokumentów,
- sposób drukowania.
Na ostateczny wynik składają się także wywiady z użytkownikami. Określone zostają faktyczne potrzeby i priorytety. W zależności od wielkości parku maszynowego warto również zastanowić się nad zainwestowaniem w nowoczesny system zarządzania obiegiem dokumentów i drukiem.
Pierwsza faza Audytu – Rozpoznanie
Najważniejsze cele do osiągnięcia przy prawidłowej ocenie infrastruktury środowiska druku to:
- przeprowadzenie dokładnej analizy wykorzystania aktualnej floty drukującej,
- zbadanie rzeczywistych potrzeb firmy
- wykrycie wszystkich miejsc, w których można wdrożyć oszczędności z zachowaniem komfortu pracy.
W pierwszej kolejności konieczne jest poznanie całkowitych kosztów posiadania drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych przedsiębiorstwa, analizując wszelkie procesy związane z przetwarzaniem dokumentów. Dogłębne poznanie całej infrastruktury informatycznej związanej z przepływem dokumentów może pozwolić na wdrożenie projektu, który ma szansę zagwarantować duże oszczędności.
Druga faza Audytu - Pozyskanie informacji
Ogólne założenia – Faza 2
- Rozpoznanie działania systemu drukowania i kopiowania;
- Pozyskanie informacji o sposobie zarządzania systemem drukowania i kopiowania, sposobie świadczenia usług serwisowych i konserwacyjnych;
- Pozyskanie informacji o kosztach ponoszonych na zakup materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących za okres wsteczny;
- Pozyskanie informacji o kosztach wykonanych usług konserwacyjnych i naprawczych dla urządzeń drukujących i kopiujących za okres wsteczny;
- Pozyskanie informacji na temat umów dzierżawy urządzeń kopiujących i drukujących za okres wsteczny;
- Pozyskanie informacji o zużyciu papieru wykorzystywanego do systemu drukowania i kopiowania za okres wsteczny;
Trzecia faza Audytu - Analiza Użytkowników
Ogólne założenia – Faza 3
- Rozpoznanie potrzeb użytkowników systemu drukowania i kopiowania;
- Przeprowadzenie ankiet wydziałowych mających na celu rozpoznanie potrzeb użytkowników systemu drukowania i kopiowania, zlokalizowania potrzeby wydruku lokalnego związanego z bezpośrednią obsługą klienta oraz potrzeb węzłów sekretarsko-dyrektorskich. Ankieta może mieć charakter kwestionariusza lub konsultacji
- Przeprowadzenie konsultacji z komórką organizacyjną zarządzającą systemem drukowania i kopiowania w celu określenia opisu funkcjonalnego nowego systemu drukowania i kopiowania;
Czwarta faza Audytu - Raport
Ogólne założenia – Faza 4
- Raport, projekt zmian, analizy ekonomiczne;
- Przekazanie raportu z okresu audytu zawierającego informacje o wolumenie drukowanych i kopiowanych dokumentów oraz kosztów generowanych przez system drukowania i kopiowania. Raport powinien być przedstawiony dla struktury lokalizacyjnej urządzeń oraz dla struktury organizacyjnej;
- Przekazanie projektu zmian krótko i długofalowych wraz z określeniem możliwych do uzyskania oszczędności oraz wysokości kosztów koniecznych do ich wprowadzenia;
- Przeprowadzenie oceny opłacalności poszczególnych wariantów inwestycji przy wykorzystaniu następujących metod analizy: okres zwrotu PBP, aktualna wartość netto NPV, wewnętrzna stopa procentowa IRR;